Gemäss Policy dürfen externe Quellen im InK aufgenommen, verwaltet und je nach dem frei zugänglich online publiziert werden, sofern die Inhalte dem Leistungsumfang und dem Sammlungsprofil der Mediathek entsprechen.
Exemplarisch für kollaborative Bestandssegmente, welche die Werke und/oder Dokumentationen Dritter aufnehmen, sind die Performance Sammlungen genannt. Hier besteht die Möglichkeit, Einzelwerke einzureichen.
bei der Übergabe grösserer sowie gemischter Bestände unterstützt die Mediathek aktiv und wünscht die vorherige einbindung.
Bereits vorab können sich Sammlungsbesitzende Antworten auf folgende Fragen überlegen:
Als Planungshilfe für hochschulinterne Zwecke sowie die Abklärung, welches System für die längerfristige oder dauerhafte Aufbewahrung geeignet ist, wurde ein Formular entwickelt.
Um eine geregelte Zusammenarbeit insb. im Rahmen von Drittmittelprojekten zu ermöglichen, kann die Mediathek einen LoI (Letter of Intent) ausstellen. Zudem bietet es sich an, die konkreten Voraussetzung für die Zusammenarbeit sowie die Nutzungsfrage der übergebenen Daten im Rahmen einer Leistungsvereinbarung zu regeln. Je nach Umfang müssen bestimmte Antrags- bzw. Unterzeichnungsläufe berücksichtigt werden. Für Externe gelten besondere Bedingungen.
Der InK und seine Umsysteme stellen ihre Dienstleistungen im Basisumfang kostenlos für die Angehörigen der HGK Basel FHNW bereit und betreiben die zugehörigen Systeme in Absprache mit der Campus IT und der Corporate IT der FHNW. Für Sonderwünsche der HGK Basel sowie Externe können in Kosten anfallen.
Strategisch wichtig ist zudem die Vernetzung mit weiteren bestehenden Partnern und Angeboten. Zum implizit über das Rechercheinterface sowie das Sammlungsportal von SLSP (s.o.) benannten Service kommen folgende Stakeholder für selektive Datenabzüge und/oder Einträge hinzu: